1. ข้อร้องเรียนจะต้องระบุรายละเอียด ดังต่อไปนี้
  1.1 ชื่อ – นามสกุล ที่อยู่ (กรณีผู้ร้องเรียนประสงค์จะเปิดเผยตัวตน) และ/หรือ Email ของ ผู้ร้องเรียน
  1.2 ชื่อ – นามสกุล หรือตำแหน่งของผู้ถูกร้องเรียน
  1.3 ข้อกล่าวหาและพฤติการณ์แห่งการกระทำผิดตามข้อร้องเรียนพร้อมพยานบุคคลที่รู้เห็นเหตุการณ์ พยานหลักฐาน หรืออ้างพยานหลักฐานที่สอดคล้องกับข้อร้องเรียน
2. กรณีที่ผู้ร้องเรียนไม่ประสงค์จะเปิดเผยชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ จะต้องระบุรายละเอียดของข้อร้องเรียนชัดเจน หรือมีพยานหลักฐานที่เพียงพอ กลุ่มงานตรวจการองค์กรจะรับไว้พิจารณาตามระเบียบนี้ได้
3. บริษัทฯ จะไม่รับข้อร้องเรียน ในกรณีดังต่อไปนี้
  3.1 ข้อร้องเรียนที่ไม่ระบุพยานหลักฐาน หรือพฤติการณ์การกระทำผิดที่ชัดเจนเพียงพอที่จะดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริงได้
  3.2 ข้อร้องเรียนที่มีประเด็นเกี่ยวกับข้อร้องเรียนที่บริษัทฯ ได้รับไว้พิจารณาหรือได้วินิจฉัยเสร็จเด็ดขาดไปแล้ว เว้นแต่จะได้มีพยานหลักฐานใหม่อันเป็นสาระสำคัญซึ่งอาจทำให้ผลของคำวินิจฉัยของบริษัทฯเปลี่ยนแปลงไป
  3.3 ข้อร้องเรียนที่เป็นคดีอาญาในประเด็นเดียวกันและศาลได้ประทับรับฟ้องหรือพิพากษา หรือมีคำสั่งเสร็จเด็ดขาดแล้ว เว้นแต่คดีนั้นได้มีการถอนฟ้องหรือทิ้งฟ้อง
  3.4 ข้อร้องเรียนที่ผู้ถูกร้องเรียนตาย หรือพ้นสภาพจากการเป็นพนักงานบริษัทฯ ไปแล้ว หรือข้อร้องเรียนที่ระยะเวลาล่วงเลยมาเกินกว่าห้าปีนับแต่วันที่เกิดเหตุแห่งการร้องเรียน เว้นแต่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง และยังอยู่ภายใต้อายุความตามกฎหมายซึ่งสามารถเรียกร้องความเสียหายทางแพ่งได้
4. บริษัทฯ จะจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ร้องเรียน คือ ชื่อ–นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และ Email ของผู้ร้องเรียน เพื่อใช้ในการติดต่อกลับ เพื่อยืนยันข้อร้องเรียน หรือเพื่อขอทราบรายละเอียดข้อเท็จจริงเพิ่มเติมให้ชัดเจน สามารถดำเนินการต่อไปได้หรือเพื่อรายงานผลการตรวจสอบข้อเท็จจริงให้ท่านทราบ โดยบริษัทฯ จะใช้ข้อมูลของท่านเพื่อวัตถุประสงค์ที่ได้กล่าวมาแล้วเท่านั้น และจะจัดเก็บข้อมูลไว้เป็นเวลา 10 ปี ทั้งนี้ ข้อมูลของท่านจะถูกเก็บเป็นความลับอย่างที่สุด